El líder mundial en investigación de tecnología de la información y asesoramiento a empresas, Gartner, a ampliado la definición de BPM, y la redefine como "una práctica de gestión que proporciona el poder de gobernabilidad de un proceso de negocios con el objetivo de mejorar la agilidad y rendimiento operacional." (Gartner, Michael James Melenovsky, Jim Sinur, Janelle B. Hill, David W. McCoy, Business Process Management: Preparing for the Process-Managed Organization, June 2005)
Esta visión más holística (más integral) nos ofrece un acercamiento estructurado para optimizar los procesos, tomando en cuenta las herramientas de software, así como los métodos de la organización, políticas, métricas, y las prácticas de gestión. Según Gartner, BPM se convierte en el administrador de procesos de la organización.
Ahora bien, cuando hablamos de la implantación de un sistema de este tipo (BPMS), es fundamental no dejar de observar simultáneamente estos cuatro pilares:
- Especialidad y Experiencia — debemos contar con implementadores que posean las competencias, el entrenamiento y la certificación correspondientes; además de visión para los negocios, capacidad para la investigación y capital intelectual.
- Disciplina Organizacional — apertura para la adopción de una nueva cultura organizacional o una mejora de la misma. Dicho de otra manera, estar dispuestos a aceptar cambios de estructuras, roles, responsabilidades, políticas, reglas de negocios, incentivos y procedimientos. Con un solo objetivo: la mejora continua.
- Administración y Control de las Actividades — mejora continua y planificada de los procesos mediante la definición, modelización, simulación, desarrollo, ejecución, monitoreo, análisis y optimización. Con lo cual, no estamos hablando de un trabajo de improvisación, sino fáctico y con base documental.
- Alianzas y Servicios — es fundamental establecer alianzas con empresas claves, proveedoras de servicios tales como consultoría, implementación, integración de aplicaciones y outsourcing de procesos de negocios (BPO).
Debido a este enfoque, BPM, le permite a las organizaciones abstraer el procesos de negocio separado de la infraestructura tecnológica, yendo mucho más allá de la automatización de los procesos de negocio (software) o la solución de problemas empresariales (suite), convirtiéndose en un sistema que permite a las empresas responder a la evolución de los consumidores, el mercado y las exigencias reglamentarias más rápido que sus competidores, creando así ventaja competitiva.
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