lunes, 20 de octubre de 2008

BPM: La Ciudad de las Soluciones

BPM: "Elemental, mi querido Watson…" (Sherlok Holmes)
Las empresas sufren en estos tiempos los embates de una crisis mundial de magnitudes sin precedentes. El panorama a futuro ha cambiado totalmente, por estos días grises todo el mundo global habla de "incertidumbre", "inestabilidad" y "falta de confianza".
En el mundo BPM, esto también se siente; y… es lógico, cuando la locomotora de la economía disminuye su velocidad, todos los vagones pegados a ella también lo harán…

BPM: Reacomodarse
Frente a estas nubes negras, la pregunta es: ¿Cual es el Goal para los productos BPM?
Creo que una de las claves de desarrollo y oferta a este nuevo mercado mundial se resume en la frase "Soluciones por Procesos".
Las empresas ya no necesitan solamente gestión por procesos y el valor agregado que esto aporta, necesitan soluciones llave en mano que integren procesos de negocios y tecnología.
El concepto no es para nada nuevo, lo interesante es que hasta hoy la mayoría de los fabricantes de BPM están concentrados en sí mismos, es decir en el desarrollo y perfeccionamiento de las suites que cada uno ofrece. Cuando el cliente recibe ofertas, tienen que pensar en la compra de la solución BPM mas las horas que implique la integración con los sistemas ya instalados. Todo suma, y en tiempos de crisis todos lo piensan. Los clientes necesitan costos razonables y soluciones integrales de alta calidad. Nada fácil por cierto, pero nada imposible.

BPM: La Ciudad de las Soluciones
BPM sin duda es el camino ha esta "Ciudad de las Soluciones", pero ya no solo como solución para la automatización y gestión de procesos, sino como "Integración total", como paquete entregable pensado para el usuario final, el cual recibe una SOLUCIÓN fundada en procesos, incluyendo el gestor específico de su operatoria particular; y también como plataforma de desarrollo fundada en SOA para las áreas de IT del cliente.
A modo de ejemplo, describo un caso muy simple. Una empresa necesita gestionar y gobernar sus procesos: esto lo logra con un BPM, pero además necesita la gestión de su operatoria diaria: y esto lo consigue con un sistema ERP. Si la empresa compra por separado un BPM y por otro un sistema ERP, tendrá costos extras para la integración de los mismos; pero si una Suite BPM incluye en su paquete de productos un ERP ya integrado como solución llave en mano, estos costos "extras" tienden a desaparecer.

BPM: Soluciones Integradas ¿con quién?
Aquí les presento una pequeña lista de sistemas de foco específico, con los cuales una Suite BPM debería estar pensando en estar integrada, como paquete de Solución por Procesos.

CRM, Administración de la Relación con el Cliente (Customer Relationship Management). (Siebel2,2003).
Es una metodología para identificación, adquisición y retención de clientes, permitiendo a organizaciones administrar y coordinar interacciones de cliente a través de canales múltiples, departamentos, líneas de negocios y geografía. (Siebel2, 2003)

El Software de CRM proporciona una gran cantidad de beneficios a la organización (Siebel1, 2003) logrando con esto, mantener una relación estable con la cadena de relación de clientes, otorgando un mayor resultado, con menores costos, entregándolos en el tiempo acordado y con una alta calidad (Brenix, 2003).

Es una metodología integrada para identificación, adquisición y retención de clientes, permitiendo a las organizaciones administrar y coordinar interacciones de cliente a través de los canales múltiples, departamentos, líneas de negocio y geografía. (Siebel2, 2003)

SCM, Administración de la Cadena de Suministros (Supply Chain Management), (Larson, 2001).
Es la identificación y administración de la cadena de suministros específica, que son críticos para las operaciones de compra de una organización. (Larson, 2001) Supply Chain Management. La administración de la cadena de suministros, puede y debe jugar un role vital en la administración de los procesos de la cadena de suministros que pertenece a los proveedores. (Larson, 2002).

Una tecnología de información que también es clave dentro de la implementación del e-business es el SCM, Supply Chain Management, según Rock (2000) este término puede no estar tan de moda como los e-términos y los i-términos, pero como la administración de la cadena de suministros se desarrolla para soportar los nuevos modelos de negocios incluyendo las maneras innovadoras de acoplar al cliente, administrar los riesgos, dirigir las información y las finanzas y deliberar el entusiasmo del producto para la practica continua de mejora continua.

BI, Inteligencia del Negocio, (Business Intelligence). (Raymond, 2003).
La Globalización, la internacionalización de los mercados, la nueva economía y los negocios electrónicos, son una interrelación de fenómenos los cuales emergen con retos de nuevas actitudes de supervivencia y de adaptación. (Raymond, 2003)

Por lo tanto, según Raymond (2003) resulta esencial detectar las tendencias y entender las estrategias que provienen de una economía global de conocimiento, esto es, actividades de la inteligencia de negocios por la cual los ambientes económico, tecnológico y social son explorados.


KM, Administración del Conocimiento, (Knowledge Management), Allard Suzie y Holsapple Clyde (2002).
KM (Knowledge Management, Administración del Conocimiento), Allard et al (2002) define que para estudiar sistemáticamente, desarrollar y aplicar tales tecnologías para el negocio electrónico, es esencial adoptar una perspectiva que de una representación bastante comprensiva de la administración del conocimiento.

Reafirmando esto, Garza Perez (2003) citando a Raman (2002) dice que en una economía global, obtener ventajas resulta de una adecuada administración del conocimiento de la empresa. Esto se refiere a Administrar tres aspectos principales que son las personas, los procesos y la tecnología. Es por ello que las empresa se han dado cuenta que el conocimiento que se encuentre en sus empleados es un recurso sumamente importante para la empresa y por ende, puede y debe ser administrado.

ERP, Planeación de los Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning), (Kuei Chu-Hua, 2002)
La tecnología, particularmente el Internet y el ERP, permiten a las compañías desarrollar nuevas formas para hacer y mover productos, para administrar los procesos de negocios en todos los niveles y comunicarse con clientes y/o proveedores en tiempo real (Kuei Chu-Hua, 2002).

Asimismo, Norris et al (200) comentan que el ERP es un enfoque estructurado para optimizar la cadena de valor interna de una compañía. En otras palabras, ERP dentro de la organización lo que hace es organizar, codificar y estandarizar procesos y datos de negocios de la empresa, como lo comenta Norris et al (2000).

Human Infrastructure Management System (HIM) es una aplicación diseñada para ambientes de trabajo conectados en línea (Internet) y con alto intercambio de información de trabajo entre personas. Hoy muchas organizaciones se encuentran con equipos de trabajos distribuidos en distintas partes del planeta, esto implica distintos continentes, idiomas, culturas y usos horarios. Otras compañías que contratan BPO (es decir tercerización de sus procesos fuera de su propio país) también necesitan este tipo de soluciones. Estamos hablando de un sistema diseñado para organizaciones modernas, que usan como medio de intercambio la web, que necesitan personalizaciones, capacidad de integración, gestión a través de usos horarios diferentes y fácil adaptación para la administración del personal.

Cierro la lista, mencionando estos ultimos dos:
La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM)
Gestión Documental Digital (SGD)



BPM: Mi Conclusión, ¿final abierto?
Hay un viejo dicho que reza, "Lo que te venga a la mano hacer, hazlo, mientras tengas las fuerzas para hacerlo...", y creo que en estos tiempos de crisis los fabricantes de BPM, deberían hacer este esfuerzo para lograr ofrecer esta linea de "Soluciones por Procesos", que sin duda serían de gran valor agregado y una puerta genuina de generación de recursos.

¿y tu, querido lector... que piensas?
Marcos Milanesio

miércoles, 15 de octubre de 2008

BPM: El Sistema

El líder mundial en investigación de tecnología de la información y asesoramiento a empresas, Gartner, a ampliado la definición de BPM, y la redefine como "una práctica de gestión que proporciona el poder de gobernabilidad de un proceso de negocios con el objetivo de mejorar la agilidad y rendimiento operacional." (Gartner, Michael James Melenovsky, Jim Sinur, Janelle B. Hill, David W. McCoy, Business Process Management: Preparing for the Process-Managed Organization, June 2005)

Esta visión más holística (más integral) nos ofrece un acercamiento estructurado para optimizar los procesos, tomando en cuenta las herramientas de software, así como los métodos de la organización, políticas, métricas, y las prácticas de gestión. Según Gartner, BPM se convierte en el administrador de procesos de la organización.

Ahora bien, cuando hablamos de la implantación de un sistema de este tipo (BPMS), es fundamental no dejar de observar simultáneamente estos cuatro pilares:

  • Especialidad y Experiencia — debemos contar con implementadores que posean las competencias, el entrenamiento y la certificación correspondientes; además de visión para los negocios, capacidad para la investigación y capital intelectual.
  • Disciplina Organizacional — apertura para la adopción de una nueva cultura organizacional o una mejora de la misma. Dicho de otra manera, estar dispuestos a aceptar cambios de estructuras, roles, responsabilidades, políticas, reglas de negocios, incentivos y procedimientos. Con un solo objetivo: la mejora continua.
  • Administración y Control de las Actividades — mejora continua y planificada de los procesos mediante la definición, modelización, simulación, desarrollo, ejecución, monitoreo, análisis y optimización. Con lo cual, no estamos hablando de un trabajo de improvisación, sino fáctico y con base documental.
  • Alianzas y Servicios — es fundamental establecer alianzas con empresas claves, proveedoras de servicios tales como consultoría, implementación, integración de aplicaciones y outsourcing de procesos de negocios (BPO).

Debido a este enfoque, BPM, le permite a las organizaciones abstraer el procesos de negocio separado de la infraestructura tecnológica, yendo mucho más allá de la automatización de los procesos de negocio (software) o la solución de problemas empresariales (suite), convirtiéndose en un sistema que permite a las empresas responder a la evolución de los consumidores, el mercado y las exigencias reglamentarias más rápido que sus competidores, creando así ventaja competitiva.

jueves, 9 de octubre de 2008

BPM: ¿Al ritmo de quien danza tu empresa?

En música, la clave es quien marca el ritmo, cómo se miden los tiempos; de hecho, bajo, batería y elementos de percusión conforman una suite de instrumentos que se encargan de sostener el ritmo en la mayoría de las composiciones Rock/Pop de nuestra era.

En los negocios, la clave es... cómo las organizaciones se transforman y adaptan a los cambios globales; y BPM es en la práctica, una suite de herramientas que permiten sostener el ritmo de la empresa, medirlo y optimizarlo.


Por eso, ¿al ritmo de quien danza tu empresa…?


BPM: ¿Por qué el aumento de la popularidad de este término?


Más y más líderes de distintas organizaciones se están dando cuenta de que las empresas que implementan gestión por procesos crean ventajas competitivas significativas.


De hecho, en un reciente estudio de CIO Insight realizado a ejecutivos IT, BPM se clasificó Nro. 1, como la tecnología que hará la contribución más significativa a la realización de la estrategia de negocios de su empresa. (Fuente: 2005 Future of IT Survey conducted by Ziff Davis Media and Equation Research, LLC)


BPM: Business Process Management, la filosofía


En su esencia, es el medio actual e ideal para alinear Tecnología y Negocio; es un nuevo pensamiento empresarial para administrar la empresa a través de sus procesos.


Un proceso es simplemente un conjunto de actividades y operaciones que una organización lleva a cabo periódicamente con el fin de lograr sus objetivos. Puede ser simple (p.e.: enviar correspondencia) o complejo (p.e.: desarrollo de nuevos productos), de corta duración (p.e.: inducción de un nuevo empleado) o larga duración (p.e.: el cumplimiento de las normas), específico a la función (p.e.: informe de gestión) o específico a la industria (p.e.: adquisición de energía). Pueden existir dentro de un solo departamento (p.e.: la facturación) o atravesar la empresa (p.e.: abastecimiento estratégico), o extenderse a toda la cadena de valor. (p.e.: la gestión de toda la cadena de suministro).



Ahora bien, algunos todavía discuten si el objetivo final es la reducción de costos, la mejora de los servicios/productos, apoyar el crecimiento, el cumplimiento de los procedimientos, o el logro de la combinación de los anteriores. La discusión podría ser muy larga…


Lo cierto es que, una buena implementación de BPM permite aumentar la cooperación y colaboración entre los distintos agentes intervinientes en el proceso de negocio para el logro eficiente de los objetivos organizacionales. Estos agentes no son solo recursos humanos, de hecho, en este concepto también incluyo los componentes tecnológicos y recursos organizacionales que son integrados a la gestión del BPM. Convirtiendo al mismo en un verdadero cerebro que comanda las acciones de manera automática, las registra y controla. Con lo cual el beneficio no solo es visible en la reducción de costos directos, sino también en los costos provocados por la "no calidad" y los "reprocesos" que no siempre son visibles por los administradores de la empresa, pero que impactan de diferentes e inesperadas formas en el largo plazo.


BPM: Business Process Management, el software


En su forma más simple, BPM es un software que automatiza, ejecuta y supervisa los procesos de una empresa de principio a fin conectando personas, reglas de negocio, procedimientos, sistemas, recursos y datos. Ofreciendo una suite de herramientas que permiten el diseño y modelado de los procesos, la ejecución, la medición, la optimización y el control sobre los mismos. Para seguir con la analogía, en música esto lo llamamos "ensamble", la idea es la integración armónica y colaborativa entre todos los instrumentos para conseguir que el todo sea una pieza única y agradable al oído. El producto final. Trasladando este concepto, podemos decir que todo software BPM hace posible esta armonización entre los agentes que ejecutan esta pieza única que es nuestra empresa.


Como mínimo, una aplicación pura BPM, incluye los siguientes componentes:



Diseñador de Procesos: permite a usuarios entrenados analizar y modelar un proceso paso a paso, así como asignarle lógica al mismo.


Motor de Procesos: se encarga de ejecutar el flujo del proceso actual, asignando tareas a una persona responsable de determinadas actividades y también disparando automatizaciones como por ejemplo, el envío de mail de notificaciones, el control de vencimientos de tiempos de tareas, la ejecución de aplicaciones integradas al BPM, etc.


Motor de Reglas de Negocio: administra el flujo de información entre actividades de un proceso de acuerdo a formulas o reglas asignadas a este.


Análisis de Procesos: herramientas para la construcción de indicadores e informes que permitan la retroalimentación continua sobre el proceso, para poder realizar las correspondientes mejoras en el futuro.


Marcos David Milanesio

Octubre de 2008