lunes, 17 de noviembre de 2008

BPM: Diseño de Procesos en Multicapas

BPM: ¿Diseño de Procesos en Multicapas? …Boceto I…

“Algunos terrenos son fáciles, otros difíciles, algunos neutros, otros estrechos, accidentados o abiertos. Cuando el terreno sea accesible, sé el primero en establecer tu posición, eligiendo las alturas soleadas; una posición que sea adecuada para transportar los suministros; así tendrás ventaja cuando libres la batalla.”
(11. Sobre la Topología – El Arte de la Guerra – Sun Tzu - 孫子)
"Las actividades de valor son los diferentes bloques de construcción de la ventaja competitiva….. Cada actividad emplea aportes de ventas, recursos humanos, tecnología, infraestructura, y crea información de valor para el proceso y cada actividad subsiguiente." (Michael Porter - 1985)

BPM: Ver los Procesos en Multicapas de Información ¿requerimiento o percepción?


Todo empezó cuando a principios de 2008 una compañera de trabajo me pidió mi opinión sobre el mapeo de procesos de una compañía proveedora de GAS. Mientras hablábamos me dí cuenta que yo estaba identificando cada unidad del flujo de trabajo como cada tubo de gas que intervenía en el proceso; claro, uno de los problemas que el cliente mencionaba era la necesidad de controlar la existencia y movimiento de estos elementos a través del proceso. Por otra parte, mi compañera de trabajo, analizando el mismo mapeo de proceso, identificaba la unidad de flujo de información como la información resultante necesaria para el cumplimiento de la actividad siguiente.
Ella veía en cada actividad, las tareas que los empleados tenían como pendientes de realizar y yo observaba la trazabilidad de los tubos de gas.
De hecho, inicialmente pensé que me había equivocado terriblemente en mi análisis y me dedique a pensar el ¿Por qué? de estas diferencias.
Hoy me atrevo a escribir que lo que sucedió fue sencillamente que estábamos observando capas diferentes del mismo proceso. Dada la percepción que ambos teníamos de acuerdo a los requerimientos planteados por el usuario. El cliente necesitaba controlar la eficiencia del proceso llevado adelante por sus empleados, así como el control de la trazabilidad de la existencia de tubos. Ambos eran requerimientos planteados, y cada uno de nosotros decidió ver una CAPA de análisis. Cada uno pensó unidimensionalmente, pero en realidad estábamos frente a un proceso multidimensional, o como le llamo “Multicapas en el flujo de Información” que suplen los requerimientos de un cliente en un mismo proceso.



En mi caso, yo estaba pensando en una capa orientada al seguimiento o trazabilidad de los tubos intervinientes en el proceso, en el caso de mi compañera, una capa orientada al control y seguimiento de las actividades desarrolladas por los recursos humanos para completar el proceso.
BPM: ¿Como diseñamos hoy?

Las mayoría de las herramientas de diseño de procesos de negocios, en la actualidad, están desarrolladas para tener visibilidad de un solo plano o capa de información. Comúnmente, diseñamos pensando en tener visibilidad sobre las tareas, tiempos de realización, tiempos de inicio, tiempos de fin, etc. Pero siempre vemos un solo plano o capa de información para, según decimos, “tener información suficiente para gobernar nuestros procesos”. Pero un solo plano o capa de análisis no alcanza. Necesitamos tener la capacidad de trazar redes superpuestas, múltiples capas de información que puedan ser automatizadas, ligadas al proceso, y posteriormente analizadas.
Un ejemplo de una capa que podríamos sumar al diseño tradicional de procesos es lo referido al cálculo del costo ABC, otra capa podría ser la traza de productos a través del proceso.

BPM: Topología de un Proceso

Todo proceso de negocios, como todos sabemos, esta compuesta por actividades, las mismas se interconectan a través del flujo de información vital para el logro del objetivo del mismo. Estas actividades normalmente son las tareas visibles que el personal de nuestra empresa realiza. (Algunas de las cuales podemos automatizar) Este conjunto de tareas, flujo de información y estados intermedios, conforman una Topología de red, una especie de mapa que permite ver como el proceso va atravesando horizontalmente la distintas áreas formales de la empresa.



Este esquema, hasta el día de hoy, nos permite analizar y tener visibilidad del proceso en un solo nivel. Es un plano unidimensional que permite la gobernabilidad de lo que sucede en el proceso observando como puntos topológicos los objetos “tareas” y el derivado del comportamiento de las mismas, por ejemplo: las reglas de negocios que pueden regir los caminos posteriores (bifurcaciones), los valores (atributos) que fluyen como información vital, los tiempos de demoras, tiempos de inicio, tiempos de finalización, responsables de las tareas, reprocesos de las mismas, etc… pero siempre diseñamos pensando en este paradigma: la gobernabilidad sobre las tareas para poder tener gobernabilidad sobre el proceso. Y de esta forma optimizarlo.
¡Esto es fabuloso!
Pero… ¿alcanza?

(Continuara en el Boceto II ?)

Marcos Milanesio