En los negocios, la clave es... cómo las organizaciones se transforman y adaptan a los cambios globales; y BPM es en la práctica, una suite de herramientas que permiten sostener el ritmo de la empresa, medirlo y optimizarlo.
Por eso, ¿al ritmo de quien danza tu empresa…?
BPM: ¿Por qué el aumento de la popularidad de este término?
Más y más líderes de distintas organizaciones se están dando cuenta de que las empresas que implementan gestión por procesos crean ventajas competitivas significativas.
De hecho, en un reciente estudio de CIO Insight realizado a ejecutivos IT, BPM se clasificó Nro. 1, como la tecnología que hará la contribución más significativa a la realización de la estrategia de negocios de su empresa. (Fuente: 2005 Future of IT Survey conducted by Ziff Davis Media and Equation Research, LLC)
BPM: Business Process Management, la filosofía
En su esencia, es el medio actual e ideal para alinear Tecnología y Negocio; es un nuevo pensamiento empresarial para administrar la empresa a través de sus procesos.
Un proceso es simplemente un conjunto de actividades y operaciones que una organización lleva a cabo periódicamente con el fin de lograr sus objetivos. Puede ser simple (p.e.: enviar correspondencia) o complejo (p.e.: desarrollo de nuevos productos), de corta duración (p.e.: inducción de un nuevo empleado) o larga duración (p.e.: el cumplimiento de las normas), específico a la función (p.e.: informe de gestión) o específico a la industria (p.e.: adquisición de energía). Pueden existir dentro de un solo departamento (p.e.: la facturación) o atravesar la empresa (p.e.: abastecimiento estratégico), o extenderse a toda la cadena de valor. (p.e.: la gestión de toda la cadena de suministro).
Ahora bien, algunos todavía discuten si el objetivo final es la reducción de costos, la mejora de los servicios/productos, apoyar el crecimiento, el cumplimiento de los procedimientos, o el logro de la combinación de los anteriores. La discusión podría ser muy larga…
Lo cierto es que, una buena implementación de BPM permite aumentar la cooperación y colaboración entre los distintos agentes intervinientes en el proceso de negocio para el logro eficiente de los objetivos organizacionales. Estos agentes no son solo recursos humanos, de hecho, en este concepto también incluyo los componentes tecnológicos y recursos organizacionales que son integrados a la gestión del BPM. Convirtiendo al mismo en un verdadero cerebro que comanda las acciones de manera automática, las registra y controla. Con lo cual el beneficio no solo es visible en la reducción de costos directos, sino también en los costos provocados por la "no calidad" y los "reprocesos" que no siempre son visibles por los administradores de la empresa, pero que impactan de diferentes e inesperadas formas en el largo plazo.
BPM: Business Process Management, el software
En su forma más simple, BPM es un software que automatiza, ejecuta y supervisa los procesos de una empresa de principio a fin conectando personas, reglas de negocio, procedimientos, sistemas, recursos y datos. Ofreciendo una suite de herramientas que permiten el diseño y modelado de los procesos, la ejecución, la medición, la optimización y el control sobre los mismos. Para seguir con la analogía, en música esto lo llamamos "ensamble", la idea es la integración armónica y colaborativa entre todos los instrumentos para conseguir que el todo sea una pieza única y agradable al oído. El producto final. Trasladando este concepto, podemos decir que todo software BPM hace posible esta armonización entre los agentes que ejecutan esta pieza única que es nuestra empresa.
Como mínimo, una aplicación pura BPM, incluye los siguientes componentes:
Diseñador de Procesos: permite a usuarios entrenados analizar y modelar un proceso paso a paso, así como asignarle lógica al mismo.
Motor de Procesos: se encarga de ejecutar el flujo del proceso actual, asignando tareas a una persona responsable de determinadas actividades y también disparando automatizaciones como por ejemplo, el envío de mail de notificaciones, el control de vencimientos de tiempos de tareas, la ejecución de aplicaciones integradas al BPM, etc.
Motor de Reglas de Negocio: administra el flujo de información entre actividades de un proceso de acuerdo a formulas o reglas asignadas a este.
Análisis de Procesos: herramientas para la construcción de indicadores e informes que permitan la retroalimentación continua sobre el proceso, para poder realizar las correspondientes mejoras en el futuro.
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